Troca de e-mails e nome de arquivos

Estava querendo escrever sobre este assunto há algumas semanas. Talvez seja um tópico básico para alguns, mas dadas as minhas recentes observações nas trocas de mensagens, acho que vale a pena relembrar. Por isso, aqui vão duas dicas, uma de comunicação com clientes, agências e colegas por e-mail, e outra de organização/nome de arquivos:

  1. Mantenha o assunto do e-mail. Vejo que alguns colegas, quando se comunicam comigo por e-mail, alteram o assunto do e-mail que estamos trocando. Se eu mandei um e-mail com o assunto “Terminologia – dúvida”, não altere a linha de assunto para “Oiii – aqui vai minha resposta!!”. Ao fazer isso, todo o thread da conversa se perde. E se um dia eu quiser tentar achar esse thread ou a sua resposta na minha inbox ou nas pastas, vai ser muito mais difícil. Essa prática de mudar o assunto do e-mail deve ter se tornado comum, pois percebi que as agências agora estão colocando um lembrete em suas comunicações pedindo para que a linha de assunto não seja alterada. Imagine a agência negociando com você um serviço; vocês trocam e-mails e mais e-mails com o assunto “Tradução EN-PT – Marketing” e, do nada, você responde que aceitará a proposta com o assunto “Bom dia! Pode contar comigo!!”. Não só é deselegante ter uma linha de assunto assim como essa, como também é confuso; pense na agência recebendo um e-mail solto, sem o thread de mensagens vindo colado atrás. Ou, imagine, você já entregou a tradução e, por não ter recebido confirmação da entrega, você escreve para seu gerente de projetos para saber se ele recebeu o arquivo. Se você mandar um e-mail solto “Tradução – recebeu?”, a agência, com tantos clientes e tradutores e projetos e arquivos, não é obrigada a saber do que se trata. Em casos como esse, volte lá no e-mail inicial “Tradução EN-PT – Marketing” e responda lá, após a última mensagem que vocês trocaram.
  2. Mantenha o nome do arquivo. Se o cliente, agência ou colega lhe enviou um arquivo sobre petróleo para traduzir, cujo nome é “Time_50432_tradução.doc”, não entregue o arquivo para a agência com o nome “Petróleo – agencia X.doc” ou qualquer outro nome. Em geral, as agências têm seu próprio padrão de nomenclatura dos arquivos, que pode incluir o nome do projeto, o código do cliente, o número da ordem de serviço, o tipo de serviço, etc. Isso serve para facilitar o armazenamento e consulta dos documentos; é uma questão de organização. Pense que a agência pode receber vários arquivos em um dia de vários clientes e tradutores diferentes, e um mesmo arquivo pode ter sido enviado para tradutores de pares de idiomas diferentes. Dessa forma, ao mudar o nome do arquivo (e também do assunto, como dito acima!), a agência ou o cliente pode ficar confuso e até cobrar a entrega horas depois do prazo, achando que você não entregou a tradução ainda. Novamente, vejo cada vez mais as agências passando instruções sobre como nomear ou como não se deve alterar o nome dos arquivos. O máximo, por vezes, que é recomendado fazer, caso a agência não passe nenhuma instrução, é acrescentar o idioma de chegada ao final do nome. Por exemplo, se você traduziu o arquivo acima para o português, pode acrescentar PT ou BR-PT ao final: “Time_50432_tradução_BR-PT.doc”. Assim, fica até mais fácil para você identificar no seu computador que esse é o arquivo traduzido, enquanto o outro sem o código do idioma é o original.

Espero que essas duas dicas nos ajudem a termos trocas de comunicações mais organizadas 🙂

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31/10/2016 · 21:26

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