Estava querendo escrever sobre este assunto há algumas semanas. Talvez seja um tópico básico para alguns, mas dadas as minhas recentes observações nas trocas de mensagens, acho que vale a pena relembrar. Por isso, aqui vão duas dicas, uma de comunicação com clientes, agências e colegas por e-mail, e outra de organização/nome de arquivos:
- Mantenha o assunto do e-mail. Vejo que alguns colegas, quando se comunicam comigo por e-mail, alteram o assunto do e-mail que estamos trocando. Se eu mandei um e-mail com o assunto “Terminologia – dúvida”, não altere a linha de assunto para “Oiii – aqui vai minha resposta!!”. Ao fazer isso, todo o thread da conversa se perde. E se um dia eu quiser tentar achar esse thread ou a sua resposta na minha inbox ou nas pastas, vai ser muito mais difícil. Essa prática de mudar o assunto do e-mail deve ter se tornado comum, pois percebi que as agências agora estão colocando um lembrete em suas comunicações pedindo para que a linha de assunto não seja alterada. Imagine a agência negociando com você um serviço; vocês trocam e-mails e mais e-mails com o assunto “Tradução EN-PT – Marketing” e, do nada, você responde que aceitará a proposta com o assunto “Bom dia! Pode contar comigo!!”. Não só é deselegante ter uma linha de assunto assim como essa, como também é confuso; pense na agência recebendo um e-mail solto, sem o thread de mensagens vindo colado atrás. Ou, imagine, você já entregou a tradução e, por não ter recebido confirmação da entrega, você escreve para seu gerente de projetos para saber se ele recebeu o arquivo. Se você mandar um e-mail solto “Tradução – recebeu?”, a agência, com tantos clientes e tradutores e projetos e arquivos, não é obrigada a saber do que se trata. Em casos como esse, volte lá no e-mail inicial “Tradução EN-PT – Marketing” e responda lá, após a última mensagem que vocês trocaram.
- Mantenha o nome do arquivo. Se o cliente, agência ou colega lhe enviou um arquivo sobre petróleo para traduzir, cujo nome é “Time_50432_tradução.doc”, não entregue o arquivo para a agência com o nome “Petróleo – agencia X.doc” ou qualquer outro nome. Em geral, as agências têm seu próprio padrão de nomenclatura dos arquivos, que pode incluir o nome do projeto, o código do cliente, o número da ordem de serviço, o tipo de serviço, etc. Isso serve para facilitar o armazenamento e consulta dos documentos; é uma questão de organização. Pense que a agência pode receber vários arquivos em um dia de vários clientes e tradutores diferentes, e um mesmo arquivo pode ter sido enviado para tradutores de pares de idiomas diferentes. Dessa forma, ao mudar o nome do arquivo (e também do assunto, como dito acima!), a agência ou o cliente pode ficar confuso e até cobrar a entrega horas depois do prazo, achando que você não entregou a tradução ainda. Novamente, vejo cada vez mais as agências passando instruções sobre como nomear ou como não se deve alterar o nome dos arquivos. O máximo, por vezes, que é recomendado fazer, caso a agência não passe nenhuma instrução, é acrescentar o idioma de chegada ao final do nome. Por exemplo, se você traduziu o arquivo acima para o português, pode acrescentar PT ou BR-PT ao final: “Time_50432_tradução_BR-PT.doc”. Assim, fica até mais fácil para você identificar no seu computador que esse é o arquivo traduzido, enquanto o outro sem o código do idioma é o original.
Espero que essas duas dicas nos ajudem a termos trocas de comunicações mais organizadas 🙂
